Mais quel titre accrocheur, n’est-ce pas ? On n’est pas peu fiers ! 😉
Plus sérieusement, en ces temps où la visioconférence est devenue plus que commune, nous souhaitons vous conseiller sur les différents « types » de visioconférence. En effet, selon vos besoins, la durée de votre événement, les moyens mis à votre disposition, les messages à communiquer… le format de votre événement distanciel ne sera pas le même.
Cet article s’adresse à tous ceux qui organisent des réunions internes, des sessions de travail collaboratif, des séminaires avec des messages à faire descendre jusqu’aux équipes et d’autres à faire remonter. Vous y apprendrez à améliorer la qualité de vos réunions de travail en visio.
Il y a donc visioconférence et visio-conférence ou autrement dit différents « niveaux » de visioconférence :
NIVEAU 0 de la visioconférence : une réunion simple
Une réunion en visioconférence simple, en petit format avec l’outil de visioconférence de votre entreprise : Teams, Zoom, Webex, Livestorm, ou encore des logiciels open source comme Jitsi Meet ou BigBlueButton. Cette visio se déroule chacun derrière son écran (cela paraît évident pour une visio, mais regardez le niveau 2 !) Elle permet aux participants de se voir, de tchatter, de partager un document ; en somme, la base de votre quotidien confiné ! Ce format n’inclut pas de sous-salles de travail, ni de modération ou animation.
NIVEAU 1 de la visioconférence : une conférence ou un séminaire avec interactivité et animation
Votre session de travail en visio a aussi pour objectif de (re)créer de la cohésion d’équipe. Vous avez un peu plus de temps à consacrer à cet objectif et souhaitez produire une visio conférence interactive et dynamisante pour les participants.
Au lieu d’être uniquement en « plénière » (tous dans la même salle virtuelle à écouter le même intervenant), vous ajoutez des moments de travail en petits groupes (avec des sous-salles de visio pour la production de contenus, avec utilisation du tableau blanc notamment) ; pour accueillir vos participants, pour les dispatcher dans les sous-salles, passer des messages importants dans le tchatt, vous choisissez un modérateur ; vous intégrez également des ponctuations avec sondages en live (QCM, nuage de mots, quiz…) ; et enfin, pour une cohésion optimale, vous positionnez un moment d’échange, de partage et de communication avec les visios-teambuildings (escape game, masterclass, visio-quiz, visio-karaoké…). Vous êtes passé de la visio « passive » à la visio « interactive ».
Nous vous invitons à consulter notre article « Vous organisez vous-même votre visioconférence, Bibuloba vous conseille » pour mieux comprendre le niveau 1 de la visioconférence.
Pour ce type de conférence nous vous conseillons de créer une équipe dédiée et de bien définir les rôles en amont afin que votre événement soit fluide : qui gère le tchat ? qui gère les sondages en direct ? qui partage son écran ? qui s’occupe du relais technique ?
Si vous n’avez pas la possibilité de consacrer une équipe et/ou du temps supplémentaire car votre planning est déjà bien chargé, nous vous conseillons de vous faire accompagner par des professionnels. Bibuloba peut gérer la totalité de votre organisation ou seulement certaines missions comme la modération et l’animation, pour vous assurer une visioconférence réussie !
NIVEAU 2 de la visioconférence : une plénière en live « comme à la TV »
Pour cette visioconférence niveau 2, vous continuez à utiliser votre outil de visio (Teams, Zoom et tous les autres), mais vous diffusez un « flux », une « émission », un « stream » beaucoup plus qualitatif.
Dans ce niveau 2, la visioconférence devient une émission télévisée ; elle en a les codes et le rythme ; l’image est soignée autant que le contenu. Ce niveau est utilisé notamment pour des formats de séminaire interne, rassemblant a minima 120 personnes connectées en même temps (pour mieux en amortir le coût !).
Le plateau TV peut être organisé dans un studio ou bien directement dans vos locaux d’entreprise (ce qui est souvent mieux perçu par les collaborateurs).
Dans cet événement digital de niveau 2, la présence d’un(e) journaliste professionnel(le) est largement plébiscitée. Son rôle est multiple : animer, mettre les intervenants à l’aise, distribuer la parole, gérer le timing, vulgariser le propos, apporter rythme et bonne humeur tout au long de la journée.
Contrairement au niveau 0 et niveau 1 de la visio-conférence, le niveau 2 diffuse l’image d’un plateau TV avec 2 – 3 intervenants et non plus l’image d’une personne captée par sa caméra.
Prenons l’exemple d’un bilan annuel que vous souhaitez communiquer à vos collaborateurs, en l’expliquant, en l’imageant ; vous réunissez 2-3 intervenants sur le plateau et grâce au journaliste, la séquence devient un talk-show avec des questions réponses, mais aussi des titrages, le lancement de visuels, voire même de vidéos. Dans ce format, vous faites également intervenir une personne à distance de façon très « propre » (en multi-fenêtrage), vous animer le tchatt, vous lancer des sondages, vous organiser un visio-teambuilding.
En effet, la technique du plateau TV vous permet d’intégrer diverses sources et animations à votre plénière. Pour avoir un aperçu de ce que peut représenter un plateau TV, nous vous avons préparé un article que vous pouvez consulter ici : « Organiser un événement en visio conférence : conseils sur le matériel indispensable« .
En résumé, avec ce format, vous permettez à vos participants de vivre un moment riche et différent des visioconférences quotidiennes. Et vos intervenants apprécieront particulièrement d’être les acteurs / présentateurs de votre plénière digitale.
Maintenant vous comprenez mieux le titre de cet article. Nos équipes se tiennent à votre disposition pour vous aider à organiser LA visioconférence qui vous convient ! Une seule chose à faire : nous contacter !
En attendant la reprise de vos événements présentiels, Bibuloba vous conseille et vous guide pour organiser vos événements en distanciels, grâce au 100% digital, de manière fluide et dynamique ! Pour en savoir plus, contactez-nous.
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