Vous organisez une réunion interne de tous vos collaborateurs en visioconférence : création / modération / animation
Vous avez déjà organisé de nombreux séminaires ou réunions en présentiel (lorsque c’était encore possible), mais maintenant que ce n’est plus possible, il faut trouver des solutions efficaces pour rassembler les collaborateurs et passer les messages.
Vous avez fait vos premières armes sur des petits formats, avec les outils de votre entreprise : Teams, Zoom, Webex, Livestorm, GoogleMeet… Aujourd’hui vous devez organiser une réunion de plus grande ampleur, peut-être avec une centaine de participants et vous voulez être certains de penser à tout ; Bibuloba vous accompagne dans les étapes de cet événement 100% digital.
Notre souhait : vous permettre d’être serein le jour J et d’avoir d’excellents retours collaborateurs.
Comme pour un événement « classique » il faut déterminer l’objectif de votre événement distanciel, établir un programme et son contenu, créer et envoyer des invitations, coordonner les différents intervenants, trouver l’animation la plus adaptée… Mais il y a certains points qui sont spécifiques à la visioconférence et qu’il faut absolument prendre en compte.
En attendant d’en savoir plus sur votre prochaine visio, nous vous avons préparé une liste non exhaustive de quelques bonnes pratiques à mettre en place (en amont et pendant) pour une visioconférence réussie.
EN AMONT DE VOTRE VISIOCONFERENCE
- Définir la date, l’heure, et la durée. Soyez particulièrement vigilant sur le moment choisi afin de permettre aux participants de respecter les règles en vigueur (horaire du couvre-feu par exemple…).
- Choisir l’outil de visio. Soit il est imposé par votre société, soit vous avez le choix et nous avons un très bon article sur « Comment choisir sa plateforme de visio en fonction des objectifs recherchés »
- Créer votre lien d’accès à la visio. Vérifiez les paramètres de votre outil (connexion avec ou sans identifiant ? salle d’attente ? autoriser ou non le tchat ? paramètre des sous-salles si l’outil le permet ? définir les présentateurs et les participants ?)
- Communiquer toutes les informations pratiques à vos participants :
> la façon de se connecter
> s’ils ont besoin ou non de créer un compte pour accéder à la visio
> le navigateur web à privilégier
> si leur micro / caméra seront activés à leur arrivée (et expliquer pourquoi)
> dans quel format ils vont arriver (salle d’attente, plénière, ou directement en salles de sous-groupes…) - Préparer un slide d’accueil regroupant les informations générales (mot de bienvenue dans la salle d’attente, consignes à suivre pour le bon déroulé, téléphone assistance en cas de souci technique…).
- Bien définir les rôles de chaque intervenant (qui parle, qui partage des documents, qui est le « présentateur », qui est le modérateur…).
- Prévoir un plan B en cas d’absence d’un des intervenants.
Tout peut arriver, un problème de connexion internet, d’ordinateur… Il faut donc prévoir quelque chose pour remplacer si besoin au dernier moment cette intervention (une vidéo pré-enregistrée de cet intervenant, un autre sujet que vous n’avez pas pu rentrer dans le programme, un moment de discussion…).
PENDANT VOTRE VISIOCONFERENCE
- Ouvrir la réunion 15 à 20min en avance pour permettre aux participants (et intervenants) de se connecter, de vérifier leur connexion internet, micro, caméra, de s’approprier le fonctionnement de l’outil visio afin que tout le monde soit opérationnel
- Avoir un modérateur pour :
- accompagner vos participants tout au long de l’événement : les rassurer si besoin, leur expliquer les démarches à suivre, leur indiquer le programme, et les aider en cas de problème…
- gérer les différents paramètres : micros, caméra, co-animateurs, mise en avant des intervenants, gestion des sous salles, répartition des participants
- passer des messages/informations à tous les participants ou à certains en particulier
- gérer les éventuels commentaires/messages inappropriés
- Faire attention au partage d’écran (est-ce que vous partagez bien uniquement le document souhaité ou est-ce tout votre poste de travail ? Dans le dernier cas bien ranger en amont votre « bureau » et n’ouvrir que le document que vous souhaitez partager)
- Animer la réunion pour en faire un moment actif et collaboratif
- SONDAGE, QUIZ, VOTES : il existe de nombreux outils pour interroger vos participants et récupérer leurs réactions
- VISIO TEAMBUILDINGS : comme souvent dans les séminaires, un temps de cohésion d’équipe est important pour souder l’appartenance à l’entreprise ; que ce soit du visio quiz, un visio escape game, ou une master class gourmande, de nombreuses animations existent en fonciton de vos objectifs de cohésion
- VIDEOS des collaborateurs : sur certains sujets, vous interrogez quelques collaborateurs, en amont et à distance, afin qu’ils vous envoient une réponse vidéo qui viendra ponctuer le séminaire ; les participants seront heureux de se « reconnaître » dans ce séminaire et ils seront d’autant plus impliqués.
Réunir des collaborateurs n’est jamais anodin et doit être considéré comme un moyen de créer du lien et de renforcer les valeurs de l’entreprise. La visioconférence n’échappe pas à la règle ; si vous souhaitez être accompagnés par un professionnel sur certaines parties ou toute l’organisation d’une telle visioconférence, Bibuloba est là pour vous conseiller.
L’objectif est de faire d’un événement, même 100% digital et à distance, un facteur clé de succès de votre entreprise.
On pourrait vous parler des heures de tous les autres points importants et aussi de ce qui peut et/ou doit être fait après la visio mais ce serait trop long à lire ! On espère que ces quelques informations vous aideront dans votre organisation.
Toute l’équipe Bibuloba reste à votre disposition pour construire ensemble votre réflexion ou simplement vous accompagner sur des missions précises.
Retrouvez les différentes possibilités pour votre prochain événement en distanciel dans notre rubrique 100% digital.
Et bien sûr, nous serions ravies d’échanger avec vous de vive voix autour d’un café en présentiel ou en visio !
Laissez-nous vos coordonnées et nous reviendrons vers vous très rapidement.
Contactez-nous !
et vous allez vous réconcilier avec la visio 😉