Un air de printemps s’est installé et bientôt nous pourrons nous rassembler ! Nous allons enfin pouvoir :
- Créer des événements nouveaux en présentiel
- Intégrer le distanciel pour la nouvelle génération d’événements hybrides
- Réunir nos équipes et les fédérer.
- Récompenser, fidéliser nos équipes internes mais aussi nos clients !
Comme cela fait un petit moment que vous n’avez pas organisé d’événements en présentiel, nous vous avons concocté un cahier des charges type et quelques conseils pour ne rien oublier.
Même si de nombreux établissements sont encore fermés (restaurants, hôtels et autres lieux pouvant accueillir du public), ils sont à pied d’œuvre pour traiter nos demandes ! Sachez donc que nous pouvons d’ores et déjà lancer vos recherches pour vos séminaires de juin, juillet, septembre et même pour la fin d’année 2020.
Attention cependant à ne pas tarder quant à votre confirmation de réservation car beaucoup de reports vont rapidement bloquer les disponibilités des lieux.
Bibuloba se charge de trouver le lieu idéal qui respectera votre cahier des charges et vous permettra de réaliser sereinement votre événement avec un dispositif sanitaire adapté.
Le cahier des charges : les informations générales et indispensables
- Date : une date précise ou bien une période, un jour spécifique
- Moment et durée : est-ce lors d’une soirée, d’une journée…
- Nombre de participants
- Lieu : avez-vous des préférences géographiques, des contraintes spécifiques, quel est le nombre de groupes de travail, combien de salles souhaitez-vous, quel matériel vous est indispensable sur place…
- Restauration : quel type de prestation souhaitez vous, des exemples sont les bienvenus
- Animation : avez-vous des idées précises, ou un souhait d’activité spécifique
- Budget : ce dernier va déterminer quelles prestations sont possibles et donc de vous proposer des offres en cohérence avec votre budget
- Autres besoins : gestion des inscriptions, le transport A/R, la décoration du lieu, des cadeaux de bienvenue, des badges personnalisés…
Les informations complémentaires : les clés de votre événement
- La raison de votre événement : est-ce un rdv annuel, un anniversaire, une récompense, un moment convivial…
- Ce que vous avez déjà réalisé : connaître les prestations que vous avez déjà réalisé, apprécié ou non nous permettra non seulement de ne pas vous proposer la même chose mais également de mieux cerner votre besoin et donc de répondre avec la meilleure proposition
- Le type de vos participants : quel service concerné si en interne, se connaissent-ils, quelle est leur moyenne d’âge… nous permettra d’adapter nos propositions et d’éventuellement mixer des activités pour plaire au plus grand nombre
- Le dernier mais le plus important : l’objectif de votre événement : la meilleure question à se poser pour le déterminer, c’est que souhaitez vous que vos participants retiennent de votre événement ? Des informations, de la cohésion, du challenge, de la motivation, de l’inspiration… Selon la réponse à cette question le contenu de votre événement ne sera pas le même.
Comme vous l’allez compris, les informations de base sont forcément accompagnées des informations complémentaires. Il peut bien entendu avoir d’autres points spécifiques à votre événement, ceci est une cheik-list non exhaustive.
Bibuloba peut vous accompagner aussi bien en amont de la création de votre cahier des charges comme après. Nous pouvons créer une réunion de réflexion afin de déterminer ensemble les enjeux de votre événement et l’angle que vous privilégiez. Nous pouvons également vous accompagner sur la recherche de partenaires sur l’ensemble de votre événement, vous garantir la coordination de tous les intervenants et la réussite de votre événement le jour J.
Quelque soit l’événement que vous souhaitez créer Bibuloba vous accompagne de A à Z, à toutes des les étapes de ce dernier. Aussi bien pour un séminaire présentiel ou distanciel, un événement pro, un small meeting, un teambuilding, une soirée… Nous sommes force de proposition grâce à notre expérience de 15ans, et avons à coeur de vous proposer de l’originalité ! Pour en savoir plus, contactez-nous !
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et découvrez que dans un événement tout est possible !